Process Management Beyond Documents – PMBD
PMBD ist das Prozessmanagement-Wiki zur effizienten Verwaltung der internen Abläufe und Zuständigkeiten Ihres Unternehmens.
In Anlehnung an die bekannte online Enzyklopädie Wikipedia können Sie das Wissen Ihres Unternehmens über einen Browserzugang in PMBD festhalten, verwalten und einsehen. Die Verwendung von Kategorien erlaubt es Ihnen, die Prozesslandschaft Ihrer Organisation verständlich zu strukturieren.
Beziehungen zwischen den einzelnen Bestandteilen der Prozesslandschaft stellen Sie durch Verlinkungen dar und ermögliche ihren Mitarbeitern hiermit eine intuitive Navigation.
Ein integriertes Anforderungsmanagement ermöglicht die mühelose Erbringung von Konformitätsnachweisen bei der Zertifizierung nach gesetzlichen Standards und Regelwerken.
Über PMBD
Wikipedia als Inspiration
Ein Wiki ist eine Webseite, deren Inhalten von den Besuchern nicht nur gelesen, sondern auch direkt im Webbrowser bearbeitet werden können. Wikis dienen meistens dem Zweck, Erfahrung und Wissen gemeinschaftlich zu sammeln und in verständlicher Form zu dokumentieren. Texte werden gemeinschaftlich von mehreren Autoren erarbeitet.
Das bekannteste Beispiel eines Wikis ist die Online-Enzyklopädie Wikipedia, welche auf der Open Source Software Mediawiki basiert.
Ähnlich wie Wikipedia basiert auch PMBD auf der bewährten Mediawiki Software. PMBD erweitert die herkömmlichen Vorteile eines Wikis, um wichtige Features wie beispielsweise Freigabeworkflows, Anforderungsmanagement und die Visualisierung von Prozessabläufen.
Überwindung der Dokumenten-Barriere
Viele Unternehmen verfolgen im Prozessmanagement immer noch einen dokumentenzentrierten Ansatz. Von Handbüchern über Verfahrensanweisungen zu Arbeitsanweisungen ist dieser dokumentenzentrierte Ansatz veraltet, schwerfällig,
unübersichtlich und komplex.
Die Suche nach Informationen gestaltet sich in einem dokumentenzentrierten Prozessmanagementsystemen meist beschwerlich. Die gesuchten Informationen sind über mehrere Dokumente verteilt, welche sich wiederum in unterschiedlichen Wissenssilos befinden. Dokumente verweisen aufeinander, liegen in verschiedenen Versionen vor und passen inhaltlich oft nicht zusammen.
Bei der Suche nach Informationen muss immer erst die Dokumenten-Barriere überwunden werden. Dies kostet die Mitarbeiter Zeit, verkompliziert die Organisation der internen Abläufe und verschwendet wertvolle Unternehmensressourcen.
Die Überwindung der Dokumentenbarriere war der namensgebende zentrale Bestandteil bei der Entwicklung von PMBD Process Management Beyond Documents. Beim Prozessmanagement mit PMBD wird die Dokumentenbarriere systemseitig verhindert.
Informationen werden nicht mehr in isolierten Dokumenten versteckt, sondern auf miteinander verlinkten Wikiseiten veröffentlicht. Jede Wikiseite kann nur einmal pro Wiki existieren, verfügt über eine Versionskontrolle und alle Informationen können durch eine Volltextsuche jederzeit gefunden werden. Dies vermeidet Doppelungen, widersprüchliche Informationen, Verwirrung, unnötige Komplexität und spart wertvolle Arbeitszeit.
Prozessentwicklung in PMBD
Den Benutzern werden in PMBD Benutzergruppen mit Lese-, Bearbeitungs- oder Freigaberechten zugewiesen. Benutzer mit Bearbeitungsrechten erarbeiten kollaborativ Inhalte durch gemeinsame Bearbeitung einer einzigen Seite im System. Versionen des Inhaltes mit unterschiedlichem Entwicklungsstand werden somit vermieden. Die automatisch erstellten Diskussionsseiten dienen dem Austausch zu Lösungen, Konfliktpunkten und Fragen.
Durch die Freigabe der Seite durch einen berechtigten Mitarbeiter wird der Inhalt für die restlichen Benutzer einsehbar.
Compliance Demonstration
Die systematische und nachvollziehbare Einhaltung und Umsetzung gesetzlicher und normativer Vorgaben wird in PMBD zum Vergnügen für alle Beteiligten.
Die jeweils einzuhaltenden Anforderungen werden einzeln im System erfasst. Anschließend werden die Anforderungen analysiert und einzelnen Prozessen zugewiesen. Das Ergebnis ist eine interaktive Compliance Matrix, die es einerseits den anforderungsgebenen Stellen ermöglich nachzuvollziehen, wo & wie ihre Anforderungen im Unternehmen umgesetzt werden und andererseits den Prozessverantwortlichen im Unternehmen aufzeigt, welche Anforderungen durch ihre Prozesse umzusetzen sind.
Durch die Verlinkung der Anforderungen mit den Prozessen ist eine vollständige Rückverfolgbarkeit der Umsetzung von gesetzlichen und normativen und Vorgaben möglich. Die Erbringung von Konformitätsnachweisen erfordert keinen zusätzlichen Aufwand. Die Planung, Vorbereitung und Durchführung von Audits wird erheblich erleichtert.
PMBD Features
Volltextsuche & Navigation
Den gesamten Inhalt von PMBD per Volltextsuche durchsuchen oder mithilfe von Verlinkungen zur gesuchten Information navigieren.
Anforderungs- & Compliancemanagement
Konformitätsnachweise leicht gemacht. In PMBD Anforderungen verwalten und direkt mit der Umsetzung verlinken.
Flexibler Zugang
Browserbasierter Zugang von überall mit jedem Gerät und zu jeder Zeit.
Freigabe-Workflow
Dank integriertem Freigabe-Workflow können nur Informationen eingesehen werden, die geprüft und freigegeben sind.
Versionskontrolle
Archivierung der kompletten Historie einer Seite mit integrierter Vergleichsfunktion.
Struktur & Standardisierung
Die Erstellung und Strukturierung von Inhalten erfolgt durch standardisierte Formulare.
Benachrichtigungsfunktion
Benutzer können sich durch automatische Benachrichtigungen per E-Mail über Änderungen an abonnierten Seiten informieren lassen.
Konfigurierbares Rechtesystem
Lese-, Schreib- und Freigaberechte können granular Benutzergruppen zugeordnet werden.
Multimediaunterstützung
PMBD unterstützt die Einbindung verschiedenster Dateiformate in die Inhaltsseiten und stellt diese anschließend zum Download bereit.
Integrierter Texteditor
Einheitliche und simple Bearbeitung von Inhalten mithilfe des integrierten Texteditors und der Wikisyntax.
Visualisierungstool
Prozessabläufe, Flowcharts und Grafiken ganz simpel in PMBD erstellen und einbinden.
Glossar
Abkürzungen und Begriffsdefinitionen dokumentieren und per Mouse-Over einblenden lassen.
Kommentarfunktion
Per speziellem Tag kann ein Kommentarbereich in zu bearbeitende Seiten eingebunden werden.
Rollenzuweisung
Den Benutzern können Rollen und die damit verbundenen Verpflichtungen zugewiesen werden.
LDAP Anbindung
Optional ist eine Anbindung an das LDAP Netzwerk Ihres Unternehmens möglich.
Skalierbarkeit
Ob fünf, fünfzig oder fünfhundert Mitarbeiter, PMBD wächst mit der Anzahl ihrer Mitarbeiter mit.
Impressionen
Bei Bedarf – Das PMBD Service Angebot
Zusätzlich zu PMBD bieten wir unseren Kunden bei Bedarf eine Dienstleistung zur Digitalisierung ihrer Prozesswelt und der notwendigen Integration in PMBD an.
Wir nehmen die analoge Prozesswelt auf, optimieren diese mit unseren Kunden und sie bekommen ihre Prozesse in einer digitalisierten, datenbankzentrierten Form als Unternehmens-Wiki zurück.
Zur Erstellung, Änderung und Pflege der Prozesslandschaft sind keine weiteren Softwareprogramme notwendig, da
sowohl der Texteditor als auch ein Zeichenprogramm für Prozessdarstellungen in PMBD integriert sind.
Durch den browserbasierten Ansatz können für alle Mitarbeiter die Prozesse einfach zur Verfügung gestellt werden und Lese-, Schreib und Änderungsrechte vergeben werden.
Digitale Transformation der Prozesse
Die Digitalisierung von Prozessen von der dokumentenzentrierten Papierwelt in eine Form der datenbankbasierten
Weboberfläche ist eine der Kernaufgaben der digitalen Transformation in zukunftsfähigen Unternehmen.
Wissen, Prozesse und Anweisungen müssen für alle Mitarbeiter zugänglich sein und sowohl flexibel gestaltbar als auch einfach handhabbar sein.
Zusätzlich zum Aufbau des Prozesswikis bieten wir die Digitalisierung der vorhandenen Prozesse als Dienstleistung an.
Förderung
Die Einführung von PMBD ist im Bundesland Bayern durch die Förderinitiative Digitalbonus Bayern mit bis zu 10000€ förderbar.
Weitere Informationen unter https://www.digitalbonus.bayern/.
Preise
PMBD ist als Basic Software Package mit allen in der Featureliste enthaltenen Features erhältlich. Die Preisgestaltung richtet sich hierbei nach der jeweiligen Anzahl der Mitarbeiter ihrer Organisation. Optional können weitere Dienstleistungen wie der Installationsservice, Unterstützung bei der Einrichtung einer LDAP-Anbindung sowie individuelle Anpassungen und vorgefertigter Content hinzugebucht werden.
Um PMBD auf dem aktuellen Stand der Technik zu halten, bieten wir einmal jährlich ein Update Paket mit neuen Funktionalitäten und kritischen Sicherheitsupdates an.